Стандарт ГОСТ 2.603-68 ЕСКД. Внесение изменений в эксплуатационную и ремонтную документацию. Объяснение простым языком

Краткое назначение стандарта ГОСТ 2.603-68 ЕСКД. Внесение изменений в эксплуатационную и ремонтную документацию

ГОСТ 2.603-68 объясняет, как правильно вносить правки в уже готовые инструкции и руководства по эксплуатации и ремонту, которые передали заказчику. Основой для правок служат официальные «Бюллетени» (их заранее согласовывают и утверждают) либо прямые указания заказчика, после которых всё равно выпускают бюллетень. Стандарт описывает, как заполнять Лист регистрации изменений, как аккуратно зачеркивать и помечать старый текст или чертежи, а также как вовремя рассылать эти бюллетени на предприятия, у которых хранятся копии документов.

Область применения стандарта ГОСТ 2.603-68 ЕСКД. Внесение изменений в эксплуатационную и ремонтную документацию

Если опираться на вводную часть стандарта ГОСТ 2.603-68, его правила касаются исключительно работы с копиями эксплуатационных и ремонтных документов, которые уже находятся на руках у заказчика.

Основные термины в стандарте ГОСТ 2.603-68 ЕСКД. Внесение изменений в эксплуатационную и ремонтную документацию

В тексте ГОСТ 2.603-68 часто встречаются следующие понятия:

• Бюллетень – официальный документ (эксплуатационный – БЭ или ремонтный – БР), по которому вносят правки в копии переданных заказчику документов.
• Бюллетень эксплуатационный (БЭ) – документ с изменениями для руководств по эксплуатации техники.
• Бюллетень ремонтный (БР) – документ с изменениями для ремонтной документации.
• Срочный бюллетень – документ, который выпускают без промедления, если изменения нужны срочно. На его обложке обязательно пишут: «ВНИМАНИЕ! ИЗМЕНЕНИЯ ВНЕСТИ НЕМЕДЛЕННО!».
• Лист регистрации изменений – специальный раздел или страница, куда записывают данные обо всех поступивших бюллетенях и входящих номерах писем к ним.
• Предприятие-держатель подлинников – организация, у которой хранятся оригиналы конструкторской документации и которая выпускает бюллетени.
• Предприятие-держатель копий – организация, получившая копии инструкций по эксплуатации или ремонту и обязанная поддерживать их в актуальном состоянии.

Краткое содержание стандарта ГОСТ 2.603-68 ЕСКД. Внесение изменений в эксплуатационную и ремонтную документацию

Этот стандарт входит в комплекс Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и регулирует правку документов, переданных заказчику.

Общие требования и бюллетени
* Правки в копии эксплуатационных и ремонтных документов вносят строго на основании «Бюллетеней», которые прошли все согласования и утверждения. Иногда допускается менять документы по указанию заказчика, но с условием, что позже обязательно выпустят бюллетень.
* Каждый бюллетень получает свой номер, который включает код предприятия, порядковый номер и буквенный шифр: БЭ («Бюллетень эксплуатационный») или БР («Бюллетень ремонтный»).
* Бюллетени по эксплуатации выпускают раз в год – в ноябре. Если изменения нужны срочно, готовят срочный бюллетень с пометкой: «ВНИМАНИЕ! ИЗМЕНЕНИЯ ВНЕСТИ НЕМЕДЛЕННО!». Если за год накопилось несколько бюллетеней, ноябрьский выпуск делают в виде общего сборника.

Правила внесения изменений и рассылка
* Информация о каждом новом бюллетене заносится в Лист регистрации изменений.
* Ненужные места аккуратно зачеркивают, а новые фрагменты текста или чертежей отмечают порядковым номером бюллетеня, который берут в квадратные скобки и ставят на полке линии-выноски.
* Организация, которая изначально отправляла документацию, должна вовремя передать все бюллетени, новые и измененные листы каждому предприятию – держателю копий.

Часто задаваемые вопросы (FAQ) по стандарту ГОСТ 2.603-68 «ЕСКД. Внесение изменений в эксплуатационную и ремонтную документацию»

1. Что представляет собой стандарт ГОСТ 2.603-68 и каково его главное назначение?

Ответ: ГОСТ 2.603-68 – это межгосударственный стандарт системы ЕСКД. Он нужен для того, чтобы навести порядок в изменениях: четко регламентировать, как именно исправлять копии эксплуатационных и ремонтных документов, уже переданных заказчику или сторонним организациям.

2. На какие виды документов распространяется действие данного стандарта?

Ответ: Правила стандарта касаются только копий эксплуатационных и ремонтных документов, которые находятся у заказчика или на предприятиях, работающих с этими копиями.

3. На основании каких официальных документов производятся изменения в копиях эксплуатационной и ремонтной документации?

Ответ: Согласно пункту 1.1, любые правки вносят на основе «Бюллетеней», которые официально согласованы и утверждены.
* Исключение: если ситуация экстренная, можно внести изменения по прямому распоряжению заказчика, но сразу после этого нужно выпустить официальный бюллетень, а копию распоряжения отправить на предприятие, где хранятся оригиналы.

4. Из каких элементов состоит официальное обозначение (номер) каждого бюллетеня?

Ответ: По пункту 3.7 номер бюллетеня состоит из трех частей:
1. Индекса предприятия-разработчика.
2. Порядкового номера по журналу регистрации.
3. Шифра БЭ (для эксплуатационных документов) или БР (для ремонтных).

5. Каковы сроки выпуска эксплуатационных бюллетеней и что такое «срочный бюллетень»?

Ответ:
* Стандартные бюллетени по эксплуатации выпускают раз в год – в ноябре (пункт 3.8).
* Если безопасность или работа техники под угрозой, выпускают срочный бюллетень с крупной надписью на обложке: «ВНИМАНИЕ! ИЗМЕНЕНИЯ ВНЕСТИ НЕМЕДЛЕННО!».
* Если за год потребовалось несколько бюллетеней, в ноябре их объединяют в сборник.
* Сроки для правок в ремонтной документации оговариваются с заказчиком отдельно (пункт 3.8).

6. Каковы требования к титульному листу и приложению бюллетеня?

Ответ:
* У каждого бюллетеня должен быть титульный лист по стандарту ГОСТ 2.105-79 (пункт 3.6).
* К бюллетеню обязательно прилагают: описание конструктивных изменений с чертежами или схемами, список ранее вышедших бюллетеней для этого изделия, а также новые или исправленные листы взамен старых (пункт 3.5).

7. Как фиксируется поступление бюллетеней на предприятии-держателе копий?

Ответ: Согласно пункту 4.1, данные о каждом поступившем бюллетене и входящий номер сопроводительного письма обязательно записывают в «Лист регистрации изменений».

8. Каковы технические правила графического внесения изменений (зачеркивания, обозначения участков)?

Ответ:
* Текст или чертежи, которые нужно убрать, просто зачеркивают по правилам пункта 4.2.
* Возле измененных или новых участков ставят порядковый номер бюллетеня в квадратных скобках на конце линии-выноски (пункт 4.3).
* Если требуется показать номер конкретной правки рядом с каждым исправлением, от этого номера в квадратных скобках проводят тонкую линию к самому месту исправления (пункт 4.4).

9. Как организуется рассылка и доведение бюллетеней до предприятий-держателей копий?

Ответ: По разделу 5 (пункт 5.1), организатор рассылки обязан доставлять все новые бюллетени, сменные листы и дополнения до каждого держателя копий (если с заказчиком не был согласован иной порядок).