Стандарт ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения. Объяснение простым языком

Краткое назначение стандарта ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения

ГОСТ 2.501-88 устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов для всех отраслей промышленности. Стандарт объясняет, как на предприятии работать с подлинниками, дубликатами и копиями, чтобы они не терялись, не портились и с них всегда можно было сделать качественные новые копии. Документ требует, чтобы все подлинники хранились централизованно в отделах технической документации.

Область применения стандарта ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения

Согласно вводной части стандарта ГОСТ 2.501-88, правила учета и хранения конструкторских и технологических документов (далее – документов) обязательны для изделий всех отраслей промышленности.

Основные термины в стандарте ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения

Исходя из положений ГОСТ 2.501-88, в документе используются следующие ключевые понятия:

• Конструкторские и технологические документы – любые документы (подлинники, дубликаты, копии), которые нужно учитывать и хранить на предприятии.
• Подлинники – оригиналы документов, которые сдают в архив. Они должны быть в идеальном состоянии: пригодными для многократного копирования, без порванных мест, следов скотча, потёртостей и нечётких линий или текста.
• Дубликаты – точные копии подлинников, которые используют, чтобы делать рабочие копии и беречь архивный оригинал.
• Копии – рабочие экземпляры документов, по которым работают на производстве и в других отделах.
• Предприятие – завод, фабрика или организация, где ведется учет и хранение документации.

Краткое содержание стандарта ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения

Стандарт ГОСТ 2.501-88 входит в систему Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и задает правила работы с техническими документами на любых промышленных предприятиях.

Общие требования и учет подлинников
* Все подлинники, дубликаты и копии на предприятии должны быть учтены и надежно спрятаны на хранение.
* Подлинники принимают в архив только в том случае, если с них можно легко сделать новые копии. На них не должно быть прорывов, подклеек, затертых мест и размытого текста.
* При приемке подлинников архив проверяет, все ли на месте (по спецификациям или маршрутным картам), а также смотрит на наличие обязательных дат и подписей.
* Документы, на которых нет подписи специалиста по нормоконтролю (кроме карты технического уровня и качества продукции), принимать в архив категорически запрещено.

Регистрация и карточки учета
* Все принятые подлинники записывают в инвентарную книгу подлинников.
* Каждому документу дают один инвентарный номер на все листы сразу (если листов несколько, этот номер ставят на каждом из них). Книги учета для основного и вспомогательного производства ведут отдельно.
* Сразу после записи в инвентарную книгу заполняют специальные графы прямо на поле для подшивки листа подлинника.
* На каждый подлинник заводят отдельную учетную карточку.

ГОСТ 2.501-88 помогает навести порядок в архивах и гарантирует, что техническая документация на производстве не потеряется и не испортится.

Часто задаваемые вопросы (FAQ) по стандарту ГОСТ 2.501-88 «ЕСКД. Правила учета и хранения»

1. Что представляет собой стандарт ГОСТ 2.501-88 и каково его главное назначение?

Ответ: ГОСТ 2.501-88 – это межгосударственный стандарт из системы ЕСКД. Он нужен для того, чтобы на предприятиях любой отрасли промышленности техническая и технологическая документация учитывалась и хранилась по единым правилам.

2. На какие виды документов и сферы распространяется действие данного стандарта?

Ответ: Правила стандарта распространяются на абсолютно все конструкторские и технологические документы – подлинники, дубликаты и копии, которые создают и используют на предприятиях любых отраслей промышленности.

3. Какие жесткие требования предъявляются к подлинникам, принимаемым на архивное хранение?

Ответ: Согласно пункту 2.1 стандарта, с принимаемых в архив подлинников должно быть легко делать новые копии. На них строго запрещены прорывы, самодельные подклейки, протертые места, а также размытый текст и нечеткие линии.

4. Что проверяется при первичной приемке подлинников для учета и хранения?

Ответ: По пункту 2.2 стандарта сотрудники архива проверяют:
1. Комплектность конструкторских документов – сверяют со спецификациями и другими описями.
2. Комплектность технологических документов – сверяют с маршрутными картами или списками.
3. Наличие всех нужных подписей и дат.

5. Разрешается ли принимать на хранение документы без подписи нормоконтролера?

Ответ: Нет. Пункт 2.2 (подпункт 3) прямо запрещает принимать в архив документы без подписи специалиста по нормоконтролю. Исключение сделано только для карты технического уровня и качества продукции.

6. Как организуется регистрация принятых подлинников в архивных подразделениях?

Ответ:
* Все принятые подлинники обязательно записывают в инвентарную книгу (пункт 2.3).
* Документу присваивают один уникальный инвентарный номер, даже если в нем много листов. На многостраничных документах этот номер ставят на каждом листе (пункт 2.4).
* Инвентарные книги для своих и сторонних документов делят на две части: для основного производства и для вспомогательного (пункт 2.5).

7. Как оформляются карточки учета и учетные графы на листах подлинников?

Ответ:
* Когда подлинник записывают в инвентарную книгу, нужно сразу заполнить специальные графы на поле для подшивки листов документа (пункт 2.6).
* Учет ведут по специальным карточкам. На каждый документ с отдельным инвентарным номером заводится своя собственная карточка учета (пункт 2.7).

8. Каковы правила учета применяемости документов?

Ответ: В разделе 4 описано, как учитывать, где именно применяется документ: это делают в карточках учета (или в электронном виде) на основе базовых документов вроде спецификаций, где в графе «Обозначение» указан этот документ. Применяемость технологических документов фиксируют на карточках по форме ГОСТ 31201-85.

9. Что говорится в стандарте о правилах складывания чертежей?

Ответ: В Приложении 1 показаны схемы и правила, как правильно складывать большие чертежи (формата А0 и больше) до удобного формата А4, чтобы их было легко подшивать, хранить в папках и пересылать.