Стандарт ГОСТ 19.604-78 ЕСПД. Правила внесения изменений в программные документы, выполненные печатным способом. Объяснение простым языком

Краткое назначение стандарта ГОСТ 19.604-78 ЕСПД. Правила внесения изменений в программные документы, выполненные печатным способом

ГОСТ 19.604-78 объясняет, как правильно исправлять программные документы, которые сделаны на бумаге печатным способом по стандартам ЕСПД. Документ описывает, как обновлять оригиналы и дубликаты (например, зачеркивать текст, менять листы, добавлять новые или вообще аннулировать старые), как заполнять лист регистрации изменений, выпускать бюллетени и согласовывать правки с заказчиком.

Область применения стандарта ГОСТ 19.604-78 ЕСПД. Правила внесения изменений в программные документы, выполненные печатным способом

Этот стандарт распространяется на любые программные документы из Единой системы программной документации (ЕСПД), которые выполнены печатным способом.

Основные термины в стандарте ГОСТ 19.604-78 ЕСПД. Правила внесения изменений в программные документы, выполненные печатным способом

Вот главные понятия и способы правок, которые используются в стандарте:

Подлинники и дубликаты – оригиналы и точные копии документов, в которые вносят изменения на бумаге.
Зачеркивание и (или) запись тушью – исправление оригинала от руки с помощью туши или другого несмываемого материала (старый текст зачеркивают, новый пишут рядом).
Замена отдельных листов – обновление документа путем замены старых листов на новые.
Аннулирование отдельных листов – удаление ненужных листов.
Введение дополнительных листов – добавление новых страниц в документ.
Аннулирование или аннулирование с заменой документа – полное удаление документа либо его замена на совершенно новый.
Лист регистрации изменений – специальная таблица (Форма 1) или отдельный документ, куда записывают данные о поступивших извещениях и номере входящего письма.
Бюллетень изменений (бюллетень) – документ, по которому вносят правки в неучтенные копии. В нем есть разделы «Внесение изменений» с графами «Имеется», «Должно быть» и описанием самого способа правки.
Предложение об изменении (ПР) – документ-инициатива, с которого начинается процесс корректировки.

Краткое содержание стандарта ГОСТ 19.604-78 ЕСПД. Правила внесения изменений в программные документы, выполненные печатным способом

ГОСТ 19.604-78 входит в комплекс ЕСПД и соответствует международному стандарту СТ СЭВ 2089-80. Он регламентирует правку документов, созданных печатным способом.

Способы внесения изменений в подлинники и дубликаты
В оригиналы документов можно вносить изменения следующими способами:
* зачеркивать старый текст и писать новый тушью (или другим нестирающимся средством);
* менять отдельные листы;
* удалять (аннулировать) отдельные листы;
* добавлять новые листы;
* полностью аннулировать документ или заменять его целиком.

Оформление и внесение изменений в копии
* Информацию о поступивших извещениях и входящих номерах нужно обязательно заносить в лист регистрации изменений (Форма 1).
* В неучтенные копии изменения вносят по бюллетеню изменений. В нем указывают номер страницы, пункта, абзаца и строки, а также суть правок в графах «Имеется» и «Должно быть», плюс рекомендуемый способ исправления. Там же всегда есть список предыдущих бюллетеней.
* К самому бюллетеню прилагаются новые или измененные листы.

Кроме того, стандарт объясняет, как оформлять предложения об изменении (ПР), согласовывать правки с заказчиком и вести учет всех документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ) по стандарту ГОСТ 19.604-78 «ЕСПД. Правила внесения изменений в программные документы, выполненные печатным способом»

1. Что представляет собой стандарт ГОСТ 19.604-78 и каково его главное назначение?

Ответ: Это государственный стандарт ЕСПД, который определяет единые правила внесения любых правок в программные документы, выполненные на бумаге печатным способом.

2. С какими международными стандартами гармонизирован данный нормативный документ?

Ответ: ГОСТ 19.604-78 полностью соответствует международному стандарту СТ СЭВ 2089-80 в части работы с оригиналами и дубликатами печатных программных документов.

3. Какими конкретными способами разрешается вносить изменения в подлинники и дубликаты печатных документов?

Ответ: Согласно пункту 2.1 стандарта, есть пять разрешенных способов правки оригиналов:
1. Зачеркивание и/или запись тушью (или другим несмываемым материалом) новых данных.
2. Замена конкретных листов.
3. Удаление (аннулирование) отдельных листов.
4. Добавление новых листов.
5. Полное аннулирование документа или замена его на новый.

4. Как оформляется и заполняется лист регистрации изменений в печатных документах?

Ответ: Его оформляют по Форме 1. Туда по порядку заносят данные обо всех извещениях и входящие номера сопроводительных документов.

5. Каков порядок внесения изменений в неучтенные копии документов?

Ответ: Изменения в такие копии вносятся строго на основе бюллетеня изменений.

6. Какую структуру и какие обязательные графы имеет раздел «Внесение изменений» в бюллетене?

Ответ: Этот раздел оформляется в виде таблицы со следующими обязательными полями:
* Номер страницы (листа), пункта, абзаца, строки (с указанием направления отсчета – сверху или снизу).
* Содержание изменений, которое делится на две части: «Имеется» (как было) и «Должно быть» (как стало).
* Способ внесения изменений (например, замена листа, зачеркивание и т.д.).

Также в бюллетене перечисляются все прошлые бюллетени, которые выпускались для этого документа.

7. Что прилагается к официальному бюллетеню изменений?

Ответ: К нему обязательно прикладывают новые или исправленные листы, которые нужно вставить в документ.

8. Как регламентируются предложения об изменении (ПР) и их дальнейшее прохождение?

Ответ: Их создание, оформление и выпуск происходят по общим правилам стандартов ЕСПД (раздел 4).

9. Как организуется процедура согласования изменений с заказчиком?

Ответ: Раздел 5 описывает, как именно нужно согласовывать все правки в документации с организацией-заказчиком и ее официальными представителями.

10. Как ведется учет извещений об изменении и предложений об изменении (ПР)?

Ответ: Предприятие ведет строгий учет всех выпущенных извещений и предложений (ПР) и контролирует, чтобы они вовремя доходили до всех нужных отделов.