Стандарт ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Общие правила дублирования, учета и хранения. Объяснение простым языком

Краткое назначение стандарта ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Общие правила дублирования, учета и хранения

ГОСТ 19.601-78 определяет, как нужно копировать, вести учет и хранить программную документацию по системе ЕСПД, независимо от того, как именно она была создана. По этому стандарту все оригиналы, дубликаты и копии документов (кроме технического задания) должны храниться и учитываться в специальных отделах – ОТД или БТД (отделах и бюро технической документации). Условия в этих архивах должны быть такими, чтобы документы не испортились и при необходимости их можно было легко размножить.

Область применения стандарта ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Общие правила дублирования, учета и хранения

Действие ГОСТ 19.601-78 распространяется на всю программную документацию, которая создается по стандартам Единой системы программной документации (ЕСПД), вне зависимости от формата и способа ее изготовления.

Основные термины в стандарте ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Общие правила дублирования, учета и хранения

В стандарте ГОСТ 19.601-78 используются следующие ключевые понятия и определения:

• Отдел технической документации (ОТД) / Бюро технической документации (БТД) – специальные подразделения на предприятии, где учитывают и хранят все оригиналы, дубликаты и копии программных документов.
• Подлинники – оригиналы программных документов, которые хранятся в ОТД или БТД компании, владеющей этими правами.
• Дубликаты – точные копии подлинников на любых носителях, которые позволяют полностью восстановить содержание документа.
• Копии – рабочие экземпляры документов, которые используют в повседневной работе, для тиражирования или передачи другим лицам.
• Техническое задание – единственный программный документ, для которого не требуется обязательный централизованный учет и хранение в ОТД или БТД.
• Акт о списании – официальный документ, который оформляют в ОТД или БТД, если документ потерялся или испортился. В графе «Наименование» обязательно прописывают тип носителя данных и его точное количество.

Краткое содержание стандарта ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Общие правила дублирования, учета и хранения

ГОСТ 19.601-78 входит в комплекс ЕСПД и задает единые правила работы с программными документами для всех предприятий.

Основные положения и организация хранения
* Все оригиналы, дубликаты и копии программных документов (за исключением технического задания) должны проходить централизованный учет и храниться в одном месте.
* Этим занимаются специальные группы или бюро в составе отдела технической документации (ОТД) или бюро технической документации (БТД).
* В помещении архива должны поддерживаться такие условия, чтобы документы не портились, а их носители оставались пригодными для создания новых копий.

Порядок работы с подлинниками и документация при утере
* Оригиналы документов хранятся строго в ОТД или БТД предприятия, которое ими владеет.
* Если документ в архиве потерялся или пришел в негодность, сотрудники обязаны составить акт о списании.
* В этом акте в графе «Наименование» нужно обязательно указать, на каком именно носителе находился пропавший или испорченный документ, и сколько было таких носителей.

Стандарт помогает поддерживать порядок в документации на всех этапах работы с программами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ) по стандарту ГОСТ 19.601-78 «ЕСПД. Общие правила дублирования, учета и хранения»

1. Что представляет собой стандарт ГОСТ 19.601-78 и каково его главное назначение?

Ответ: Это базовый документ ЕСПД, который устанавливает для всех организаций единые правила работы с программной документацией: как ее копировать, где вести учет и как правильно хранить.

2. На какие виды программной документации и способы ее выполнения распространяется действие данного стандарта?

Ответ: Стандарт охватывает все программные документы из системы ЕСПД, независимо от того, как они оформлены (на бумаге, электронных носителях и т.д.).

3. Существуют ли исключения для каких-либо программных документов в отношении учета и хранения?

Ответ: Да, из общего правила есть только одно исключение. Под централизованный учет и хранение подпадают все документы, кроме технического задания.

4. Где именно на предприятии должны учитываться и храниться программные документы?

Ответ: Для этого на предприятии создают специальные группы внутри отдела технической документации (ОТД) или бюро технической документации (БТД), где и сосредоточен весь архив.

5. Каковы базовые требования к условиям хранения программной документации?

Ответ: Архивные помещения должны надежно защищать документы от порчи и гарантировать, что с любого носителя в будущем можно будет сделать качественную копию.

6. Где должны храниться официальные подлинники программных документов?

Ответ: Оригиналы документов хранятся исключительно в ОТД или БТД предприятия-владельца подлинников.

7. Каков порядок действий при утере или порче программного документа в архиве (ОТД/БТД)?

Ответ: Если документ потерялся или испортился прямо в архиве, сотрудники должны составить официальный акт о списании.

8. Какие специальные требования предъявляются к оформлению акта о списании документа?

Ответ: В акте нужно не просто написать название документа, но и обязательно указать тип носителя (например, конкретный вид электронного или бумажного носителя) и его количество.

9. Какую практическую роль играет ГОСТ 19.601-78 в жизненном цикле программных изделий?

Ответ: Этот стандарт наводит порядок в архивном деле и документообороте. Он защищает интеллектуальную собственность компании, упорядочивает выдачу копий, исключает хаос в учете и помогает не терять важные данные.