Стандарт ГОСТ 19.602-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения программных документов, выполненных печатным способом. Объяснение простым языком

Краткое назначение стандарта ГОСТ 19.602-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения программных документов, выполненных печатным способом

ГОСТ 19.602-78 задает понятные правила для работы с распечатанными программными документами: как их копировать, ставить на учет и хранить. Стандарт описывает, какими должны быть оригиналы документов для архива (чтобы они соответствовали правилам и их можно было легко микрофильмировать), что проверяют сотрудники техзиархива при приеме, а также простое правило: инвентарный номер ставится только на первом (титульном) листе многостраничного документа.

Область применения стандарта ГОСТ 19.602-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения программных документов, выполненных печатным способом

Этот стандарт распространяется на всю программную документацию из Единой системы программной документации (ЕСПД), которая напечатана на бумаге.

Основные термины в стандарте ГОСТ 19.602-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения программных документов, выполненных печатным способом

В тексте ГОСТ 19.602-78 используются понятные рабочие понятия:

• Отдел технической документации (бюро технической документации) – подразделение на предприятии, которое принимает, проверяет, регистрирует и хранит оригиналы документов.
• Подлинники программных документов – оригиналы бумажных документов, которые сдают в архив. Их проверяют на полноту и качество.
• Пригодность к микрофильмированию – обязательное требование к качеству печати документа, которое проверяет архивный работник.
• Инвентарный номер – уникальный номер документа, который по стандарту пишется только на титульном (самом первом) листе, если документ состоит из нескольких страниц.
• Восстановление подлинников – приведение изношенных или испорченных документов в порядок по действующим правилам.

Краткое содержание стандарта ГОСТ 19.602-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения программных документов, выполненных печатным способом

ГОСТ 19.602-78 – это часть ЕСПД, которая регулирует копирование, учет и хранение документов к программам, сделанных на бумаге (печатным способом).

Главные требования к оригиналам и их приему
* Документы, которые сдают в архив, должны быть оформлены строго по правилам для печатных документов.
* Когда архив принимает бумаги, сотрудник техотдела обязан проверить их комплектность (все ли листы на месте), соответствие нормам и главный параметр – можно ли будет сделать с них микрофильм.

Как вести учет и нумерацию
* Если документ состоит из нескольких страниц, инвентарный номер ставят только на титульном листе. На остальных листах его писать не нужно.
* Если оригинал потрепался или повредился, его восстанавливают по установленным правилам.

Этот стандарт дополняет общие правила учета (ГОСТ 19.601-78) конкретными техническими требованиями именно для бумажной программной документации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ) по стандарту ГОСТ 19.602-78 «ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения программных документов, выполненных печатным способом»

1. Что представляет собой стандарт ГОСТ 19.602-78 и каково его главное назначение?

Ответ: Это государственный стандарт из системы ЕСПД. Он объясняет, как правильно делать копии, ставить на учет и хранить программные документы, созданные в печатном (бумажном) виде.

2. На какую категорию программной документации распространяется действие данного стандарта?

Ответ: Только на документы, оформленные печатным способом (в отличие от общего ГОСТ 19.601-78, который охватывает любые носители).

3. Каковы общие требования к подлинникам программных документов при их передаче на хранение?

Ответ: Согласно пункту 2.1, все оригиналы должны полностью соответствовать стандартам оформления печатных документов.

4. Кто и какие проверки осуществляет при приемке подлинников на хранение?

Ответ: Сотрудник отдела технической документации при приеме бумаг проверяет их по двум главным пунктам:
1. Документ должен быть пригоден для микрофильмирования.
2. В нем должны быть все листы до единого.

5. Как правильно проставляется инвентарный номер на многостраничных печатных документах?

Ответ: По пункту 2.3 номер ставят только на титульном листе. На следующих страницах дублировать его не нужно.

6. Каким образом регламентируется процедура восстановления подлинников?

Ответ: В разделе 3 указано, что любые работы по починке или реставрации оригиналов должны проводиться по действующим нормам.

7. Как ГОСТ 19.602-78 связан с другими стандартами ЕСПД по учету и хранению?

Ответ: Это узкоспециализированное дополнение к базовому ГОСТ 19.601-78 («Общие правила дублирования, учета и хранения»). Первый задает общие рамки для всей документации компании, а второй уточняет правила именно для бумажных распечаток, руководств и отчетов.