Аутсорсинг разработки документации

В наш век развитых технологий в сфере IT стремительно набирает популярность аутсорсинг. Почему так происходит и какие преимущества предоставляет аутсорс?

Аутсорсинг разработки документации

Почему в мире набирает популярность аутсорсинг?

Первоначально аутсорсинг применялся только для вспомогательных работ, таких как уборка офиса или озеленение территории. Но сегодня считается, что компании должны поручать субподрядчикам все, что те способны выполнить лучше или дешевле благодаря своему масштабу и специализации.

Ф. Котлер (тот самый).

Что такое аутсорсинг разработки документации?

Давайте для начала проясним значение термина в целом:

АУТСОРСИНГ (англ. outsoursing, "использование внешнего ресурса") – это способ организации деятельности компании, при котором производится передача компанией выполнения части своих функций внешней организации.

Таким образом, аутсорсинг разработки документации – это делегирование бизнес-процесса документирования внешней организации, которая выступает в роли подрядчика.

Как выстраивается работа при аутсорсинге разработки документации?

Как правило, при аутсорсе документации компания-заказчик полностью делегирует процесс создания документов внешнему исполнителю, в некоторых случаях включая и вопросы согласования проектируемых документов со своим собственным заказчиком. Такая схема имеет заслуженную популярность в связи со своей высокой эффективностью и практичностью, в том числе:

– при выполнении крупных коммерческих и государственных заказов, когда риски особенно велики;
– при выполнении небольших постоянных проектов, когда эффективность и экономия особенно важны.

Однако вне зависимости от выбранной схемы, важную роль играет непосредственный процесс подготовки, создания и оформления технической документации исполнителем-аутсорсером. В особенности, если подразумевается удаленная (дистанционная) разработка или поддержка документов. Хорошо, если такой бизнес-процесс есть и формализован, плохо – если его нет вовсе. Например, наша компания использует схему изготовления документов на основе международного стандарта Document Development Life Cycle (DDLC):

Процесс разработки технической документации

Какие реальные преимущества может получить ваша компания от применения аутсорсинга разработки документации?

– повышение эффективности работы компании посредством концентрации на основных направлениях деятельности и освобождения соответствующих ресурсов;
– существенное снижение затрат посредством освобождения от бизнес-процессов по документированию программного обеспечения;
– значительное снижение рисков посредством делегирования разработки документов квалифицированным специалистам.

Таким образом, аутсорсинг разработки документации позволяет использовать опыт профессионалов, сократить риски и снизить затраты, увеличивая при этом отдачу вложенных средств.

Какие подводные камни существуют в аутсорсинге разработки документации?

Всегда есть и обратная сторона медали, а в данном случае следует обратить внимание на следующие моменты.

Во-первых, это самый популярный вопрос про конфиденциальность информации. Данный вопрос разобран в отдельной статье и в настоящее время, как правило, не представляет реальной опасности при грамотной организации процесса документирования.

Во-вторых, так как передача разработки документов на аутсорс обычно производится целиком, следует быть особо внимательным при выборе исполнителя. В нашем цикле статей "О технической документации" есть заметка о том, как правильно выбрать разработчика технической документации – настоятельно рекомендуем ознакомиться.