Аутсорсинг разработки документации

В наш век развитых технологий в сфере IT стремительно набирает популярность аутсорсинг. Почему так происходит и какие преимущества предоставляет аутсорс?

Аутсорсинг разработки документации

Почему в мире набирает популярность аутсорсинг?

Первоначально аутсорсинг применялся только для вспомогательных работ, таких как уборка офиса или озеленение территории. Но сегодня считается, что компании должны поручать субподрядчикам все, что те способны выполнить лучше или дешевле благодаря своему масштабу и специализации.

Ф. Котлер (тот самый).

Что такое аутсорсинг разработки документации?

Давайте для начала проясним значение термина в целом:

АУТСОРСИНГ (англ. outsoursing, "использование внешнего ресурса") – это способ организации деятельности компании, при котором производится передача компанией выполнения части своих функций внешней организации.

Таким образом, аутсорсинг разработки документации – это делегирование бизнес-процесса документирования внешней организации, которая выступает в роли подрядчика.

Как выстраивается работа при аутсорсинге разработки документации?

Как правило, при аутсорсе документации компания-заказчик полностью делегирует процесс создания документов внешнему исполнителю, в некоторых случаях включая и вопросы согласования проектируемых документов со своим собственным заказчиком. Такая схема имеет заслуженную популярность в связи со своей высокой эффективностью и практичностью, в том числе:

– при выполнении крупных коммерческих и государственных заказов, когда риски особенно велики;
– при выполнении небольших постоянных проектов, когда эффективность и экономия особенно важны.

Однако вне зависимости от выбранной схемы, важную роль играет непосредственный процесс подготовки, создания и оформления технической документации исполнителем-аутсорсером. В особенности, если подразумевается удаленная (дистанционная) разработка или поддержка документов. Хорошо, если такой бизнес-процесс есть и формализован, плохо – если его нет вовсе. Например, наша компания использует схему изготовления документов на основе международного стандарта Document Development Life Cycle (DDLC):

Процесс разработки технической документации

Какие реальные преимущества может получить ваша компания от применения аутсорсинга разработки документации?

– повышение эффективности работы компании посредством концентрации на основных направлениях деятельности и освобождения соответствующих ресурсов;
– существенное снижение затрат посредством освобождения от бизнес-процессов по документированию программного обеспечения;
– значительное снижение рисков посредством делегирования разработки документов квалифицированным специалистам.

Таким образом, аутсорсинг разработки документации позволяет использовать опыт профессионалов, сократить риски и снизить затраты, увеличивая при этом отдачу вложенных средств.

Преимущества ТехРайтКонсалтПочему стоит отдать разработку технической документации на заказ (аутсорсинг)?

Мнений много, но все сходятся в одном – в конечном счете все зависит от выбора конкретного исполнителя.

Давайте посмотрим, какие реальные преимущества можно получить, заказав разработку документации у нас:

☑ Гарантированный результат
Вы заказываете документацию и получаете результат. Никаких обещаний и сомнений, личных интересов и мотиваций.

☑ Гарантированное качество
Наш опыт позволяет осуществлять разработку на самом высоком уровне. Никаких испытательных сроков и экспериментов, проб и ошибок.

☑ Гарантированный срок
Все сроки разработки фиксируются в договоре. Никаких срывов и затягиваний сроков, очередных объяснений и традиционных дедлайнов.

☑ Гарантированная стоимость
Вы оплачиваете только результат и ничего кроме результата. Никаких затрат на зарплаты и бонусы, отпуска и декреты, мотивацию и контроль.

☑ Гарантированная прозрачность
Формирование стоимости разработки технической документации производится на основе базовой ставки человеко-час и полностью прозрачно. Никакого обмана и накруток.

☑ Гарантированная безопасность
Все расчеты осуществляются по юридическому договору через банк, при этом оплата документации производится поэтапно, а предоплата составляет всего 20%. Никаких рисков.

Какие подводные камни существуют в аутсорсинге разработки документации?

Всегда есть и обратная сторона медали, а в данном случае следует обратить внимание на следующие моменты.

Во-первых, это самый популярный вопрос про конфиденциальность информации. Данный вопрос разобран в отдельной статье и в настоящее время, как правило, не представляет реальной опасности при грамотной организации процесса документирования.

Во-вторых, так как передача разработки документов на аутсорс обычно производится целиком, следует быть особо внимательным при выборе исполнителя. В нашем цикле статей "О технической документации" есть заметка о том, как правильно выбрать разработчика технической документации – настоятельно рекомендуем ознакомиться.

В-третьих, важно понимать, как именно вы делегируете аутсорсинг – пример разработки технического задания (60 часов чистого рабочего времени): ↑ 

Физлицо
без договора

Фрилансер
по контракту

Сотрудник
в штате

Аутсорсинг
ТехРайтКонсалт

гарантия результата

-

+/-

+

+

гарантия срока

-

+

-

+

гарантия качества

-

-

+/-

+

гарантия стоимости

-

+

-

+

гарантия прозрачности

-

+/-

+

+

гарантия безопасности

-

-

+

+

гарантия удобств

+/-

+/-

+/-

+

риски

13/14
максимальные

7/14
высокие

6/14
средние

0/14
минимальные

результат

непредсказуемый результат, полное отсутствие каких-либо гарантий, возможность полностью потерять вложенные деньги

возможный результат сомнительного качества при определенном сроке и стоимости, при этом небезопасно

ожидаемый результат требуемого качества при непредсказуемом сроке и стоимости, но безопасно и прозрачно

ожидаемый результат отличного качества при определенном сроке и стоимости, прозрачно, безопасно и удобно

затраты

90.00 тыс. подарок
00.00 тыс. НДФЛ
00.00 тыс. ПФР
00.00 тыс. ФСС
00.00 тыс. ОМС
00.00 тыс. НДС
90 ? тыс.

90.00 тыс. платеж
19.80 тыс. НДФЛ
09.90 тыс. ПФР
00.00 тыс. ФСС
00.00 тыс. ОМС
00.00 тыс. НДС
120 тыс.

90.00 тыс. месяц
19.80 тыс. НДФЛ
09.90 тыс. ПФР
02.61 тыс. ФСС
04.59 тыс. ОМС
00.00 тыс. НДС
127 x ? тыс.

90 тыс. результат
00.00 тыс. НДФЛ
00.00 тыс. ПФР
00.00 тыс. ФСС
00.00 тыс. ОМС
00.00 тыс. НДС*
90 тыс. итого

* Мы работаем на УСН и при взаиморасчетах с большинством клиентов в IT-сфере НДС уплате не подлежит.

Разработка технической документации качественно ТехРайтКонсалт​"За свою работу мы несем юридическую ответственность и нам важна репутация. Мы знаем и любим свое дело."

Команда ТехРайтКонсалт

Подробнее о наших решениях →